De Agile Transitie

Steeds meer organisaties zijn bezig met een “Agile transformatie” Maar wat is dat nu eigenlijk en waarom zijn zoveel bedrijven er mee bezig? In deze blog geven we je het antwoord op de vragen: Waarom is Agile nu zo relevant? Waarom mislukken veel Agile transities? Waarom maakt de Agile transformatie zo lastig? Wat is de oplossing die wel werkt? En wat zijn de voorwaarden voor succes?

Aanleiding

De afgelopen jaren is de wereld snel verandert. Nieuwe business modellen ontstaan (bijvoorbeeld Lean), bestaande succesvolle business modellen verdwijnen en anderen vinden zich opnieuw uit. Doordat er steeds meer alternatieven komen voor bestaande oplossingen zien we dat de vragen en wensen van onze klanten veranderen. Dit maakt dat we steeds sneller in staat moeten zijn om ons aan te passen op de veranderende vraag van de klant.

Hier komt Agile om de hoek kijken. 

Wat is het probleem?

Door de snel veranderende omgeving moeten organisaties zich makkelijk en snel kunnen aanpassen om opnieuw of nieuwe waarde voor klanten te creëren. Agile organisaties passen zich hieraan aan. Je wilt je organisatie transformeren tot een wendbare, lerende organisatie die zichzelf constant aanpast aan de veranderende klantvraag. Een Agile organisatie legt de focus dan ook op het creëren van extra waarde voor haar klanten. 

4 redenen waarom Agile transities lastig zijn

Een Agile transformatie is geen eenvoudig proces. Dit kan meerdere redenen hebben:

• Teveel aandacht voor optimaliseren van processen. Binnen Agile organisaties is flexibiliteit enorm belangrijk. Aangezien bedrijven decennia lang bezig zijn geweest met het optimaliseren van processen is er veel flexibiliteit verloren gegaan;

• Afdelingen op basis van werkzaamheden en skillsets. Organisaties zijn meestal georganiseerd in afdelingen op basis van werkzaamheden en skillsets, zoals finance. De focus ligt hier vaak op het beter uitvoeren van de taken van de afdeling. Voor een Agile organisatie dient de focus juist te liggen op het creëren en vergroten van waarde voor de klant;

• Managementlagen vertragen besluitvorming. Managementlagen zijn aangebracht om processen en afdelingen goed te kunnen beheersen. Dit vertraagt besluitvorming in de organisatie. Dit gaat ten koste van de flexibiliteit die benodigd is voor een succesvolle Agile organisatie. Daarnaast heeft het management vaak tegenstrijdige belangen door de op afdeling gerichte opdrachten en targets;

• Beslissingen moeten door directies genomen worden. Tegenwoordig moeten veel beslissingen nog door directies genomen worden. Dit is een tijdrovend proces gezien de complexiteit van organisaties. Bij Agile organisaties is autonomie erg belangrijk, zodat er snel beslissingen gemaakt kunnen worden.

4 onderdelen van de oplossing

De oplossing voor het transformeren naar een Agile organisatie is even eenvoudig als dat hij lastig is:

• Denk in waarde creatie structureren. Start met het denken in waarde stromen i.p.v. in traditionele structuren zoals hiërarchie en skill silo’s zoals afdelingen. Je zult dan zien dat je om waarde te creëren voor klanten behoefte hebt aan meerdere skills (multidisciplinair) in één bepaalde waarde stroom (team). Dit is van belang voor een Agile organisatie;

• Creëer een hartslag. Zorg voor een cadans waarin teams met elkaar, onderling en met klanten werkzaamheden en afhankelijkheden afstemmen. Deze cadans wordt de hartslag van je team. Bij Agile organisaties is transparantie erg belangrijk. Het doel van deze cadans is dat er transparantie ontstaat over de performance van het team en haar rollen. Er is duidelijkheid nodig over de afhankelijkheden tussen teams onderling. Hierdoor kun je snel vaststellen waar je heen wilt en wanneer je moet bijsturen. Creëer een heldere opdracht voor de teams in de Agile organisatie;

• Experimenteer. Denk in kleine stapjes vooruit i.p.v. het uitdenken van het perfecte plan. Een Agile transformatie kost tijd en tijdens deze kleine stapjes leren teams samenwerken. Ieder experiment is daarom waardevol. Stel jezelf hiervoor de vraag: “Is dit een stapje vooruit en is het veilig genoeg om te proberen?” Kleine experimenten zijn daarom veel waardevoller voor teams dan het uitdenken van een perfect plan;

• Loslaten. Door het werken vanuit waardestromen zal de omvang en de toegevoegde waarde van traditionele afdelingen afnemen. In eerste instantie zijn medewerkers nog onderdeel van afdelingen en worden zij ter beschikking gesteld door hun manager aan een value stream, maar dat zal steeds meer kantelen. Let op: In het begin kan het management moeite hebben met het ter beschikking stellen van mensen voor de teams. Zij vinden hun afdeling immers belangrijker. Voor de Agile transformatie is dit een belangrijke leiderschapsuitdaging. 

6 voorwaarden voor succes

We kunnen concluderen dat een Agile transformatie niet eenvoudig is. Een aantal factoren zijn benodigd voor een succesvolle Agile transitie. Deze hebben we hieronder voor je uitgewerkt:

• Verander vanuit de top. Een Agile transitie kan pas succesvol worden wanneer de verandering fundamenteel door de directie uitgedragen wordt;

• Aandacht voor de combinatie van methode en leiderschap. De Agile transitie is een verandering van je structuur en je methode, maar het is vooral een leiderschap verandering. Zorg dat je aandacht voor minstens de helft op leiderschap gericht is;

• Neem de tijd. Afhankelijk van de grootte van je organisatie kan het een paar jaar duren voordat de resultaten van de Agile transformatie echt goed werken;

• Geef teams echte autonomie om te handelen. Als je dit niet doet blijft de oude managementstructuur voor vertraging zorgen. Voor een Agile organisatie is het juist belangrijk dat je snel kunt schakelen. Houd er rekening mee dat het in het begin wel eens fout kan gaan als teams meer autonomie krijgen. Geef teams de ruimte om hiermee om te gaan;

• Zorg voor eigen coaches. Mensen die gewend zijn om in traditionele afdelingen te werken hebben begeleiding nodig om in een value stream team te werken. Zorg dat je met behulp van goede ervaren coaches je Agile transitie vormgeeft en start, maar leidt zo snel mogelijk je eigen coaches op zodat je zelf eigenaar wordt van dit proces;

• Begin klein. Start met een paar teams en schaal later op. Bij de keuze van je eerste teams let je op de kans op succes en de grootte van de impact. Dit is een veilige manier om te leren tijdens de Agile transitie.

Soople wenst je veel succes bij de Agile transformatie van je bedrijf!